Osallistuminen kultaa kehnonkin käytännön

Muutoslaboratorio on työyhteisön yhteydessä oleva erillinen tila, jossa kaikki työyhteisön jäsenet voivat vierailla tekemässä huomiotaan työnteon kehittämiskohteista, koskivat ne sitten asiakastapauksia, työprosesseja, työyhteisön viestintää, oppimista tai niin edelleen. Laboratorion keskeinen väline on seinätaulusto, jonne työyhteisön jäsenet tuottavat käsityksiään kehittämiskohteista. Seinätaulusto koostuu kolmesta sarakkeesta. Niistä ensimmäinen on nimetty peiliksi; siihen kootaan tilanneanalyysiä nykytilan kuvauksesta, ja kuvauksia siitä, miten tilanteeseen ollaan päädytty. Seuraava sarake "ideat, välineet" on tarkoitettu edellisen sarakkeen havaintojen jäsentämiseen, niistä syntyvien ideoiden, johtopäätösten ja pelkistysten esittämiseen. Kolmas ja viimeinen sarake sitten on tarkoitettu uuden toimintakonseptin ja -periaatteen mallintamisen ideointiin. Nämä sarakkeet vielä on jäsennetty kolmeen aikaulottuvuuteen: ennen, nyt ja tulevaisuudessa.

Laboratorio perustuu Yrjö Engeströmin ekspansiivisen oppimistoiminnan käsitteeseen. Siinä työyhteisön jäsenet sitoutuvat irrottautumaan päivittäisistä työtehtävistään määritelläkseen työyhteisön perustehtävän toteuttamisen kannalta kriittisiä kysymyksiä ja ratkaistakseen niitä. Ekspansiivinen oppimistoiminta käynnistyy, jos ja vain jos toimimattomien käytäntöjen kyseenalaistaminen johtaa ongelmallisen tilanteen syiden ja syy-yhteyksien erittelyyn. Ajatus perustuu mm. Richard Normannin (1976) "näkemykselliseen maanläheiseen suunnitteluun", jonka mukaan edelläkävijäyksiköt kehittävät ratkaisuja, joita voidaan ottaa käyttöön kyseisen organisaation muissakin osissa. Samansuuntaista on esittänyt Burgelman (1988), jonka mukaan johdon pitäisi rohkaista toimintayksiköitä tekemään kokeiluja, joiden pohjalta toimiva konsepti voidaan koota. Tämäntyyppistä kokeilevuutta on sovellettu Toyotan autotehtaassa, jossa etsitään uutta konseptia kokeilun avulla, mihin kuuluu myös toimimattomien ratkaisumallien analysoiminen.

Edellämainittuja suuntauksia voidaan Beerin ja Nohrin (2000) mukaan luonnehtia muutosten toteuttamisen O-teorian (O=organisaatio) mukaisiksi lähestymistavoiksi. Teoria O:n mukaan henkilöstö on otettava mukaan toteuttamaan organisaation muutosta, ja taloudelliset palkinnot ovat seurausta muutoksesta, eivät toimintaa ohjaava arvopäämäärä sinänsä, kuten teorian E (emt.) mukaan. R.H. Milesin (2000) mukaan toiminnan uudistamisessa on kyse ennen kaikkea oppimisesta, joka taas riippuu olennaisesti henkilökunnan osallistumisen laajuudesta. 

Joskin mallin tarkoituksena on sitouttaa työntekijät työpaikan kehittämistyölle, uhkan mallin käytölle voi muodostaa johdon riittämätön sitoutuminen laboratoriotyöskentelyyn: sen hyödyllisyyttä ei osata nähdä, eikä siihen nähdä tarpeelliseksi käyttää tarvittavaa aikaa irti varsinaisesta perustehtävästä. Tähän liittyen, toinen uhka liittyy siihen, että käytännössä kehittäminen nähdään jonakin ylimääräisenä, jolloin se tehdään muun toiminnan ohessa, jolloin työntekijöiden tosiasiallinen työtaakka kasvaa, eikä paukkuja kehittämiselle enää löydy. Uhka mallin käyttämiselle voi muodostua myös siitä, jos henkilöstö ei koe koko mallia ylipäätään relevanttina ja ymmärtää laboratoriotyöskentelyn turhaksi. Vaikka malli sinänsä olisi osallistava, päätös mallin käyttöönotosta on kuitenkin syntynyt ylhäältä päin annettuna. Tämäntyyppisestä vaarasta, joka aina liittyy näennäisosallistumiseen, annan seuraavaksi pari esimerkkiä.

Osallistuin työskennellessäni Sibelius-Akatemiassa vuosina 2001-2002 visio- ja missiotyöskentelyyn, minkäkaltaisia prosesseja noihin aikoihin käytiin laajalti julkisen hallinnon organisaatioissa. Tuolloin em. aihepiireistä pidettiin laajalti työpajoja sekä osasto- että tiimikohtaisesti. Kaikki kokivat prosesseihin osallistumisen käsitykseni mukaan vaivaannuttavaksi: organisaation missio oli kaikille selvä, eli musiikin kouluttaminen, ja visio on mission "äpärälapsi". Erityisen hankalaksi prosessiin osallistumisen koki taiteellinen henkilökunta: Ralf Gothonin ja Arto Noraksen kaltaisia professoreita kyykkimässä polviinsa polvipusseja, Postit-lappuja itsestäänselvyyksistä liimaillessaan. 

Olen pitkän linjan kaavoitusaktivisti, joka on osallistunut myös työnsä puolesta laboratoriotyyppiseen työskentelyyn, jossa kehitettiin työkaluja paikalliseen vaikuttamiseen. Näin ristiriidan siinä, että vaikka kehitettäisiinkin malli, jonka avulla kunnassa tai kaupunginosatasolla voitaisiinkin vaikuttaa kaupunkisuunnitteluun, ja vaikka tämä malli vielä glorifioitaisiin Maankäyttö- ja rakennuslaissa, jossa kuntalainen julkilausutusti määritellään osalliseksi kaavoitukseen, ja osallisille oikeus kaavoitukseen osallistumiseen, siltikään käytännössä tästä ei seuraa sitä, että mielipide otettaisiin huomioon. Kuulemisesta ei seuraa aitoa kuuntelemista, minkä havaitseminen on turhauttanut monia aktiivisia kuntalaisia, jotka haluaisivat osallistua elinympäristönsä kehittämiseen.

Mikään malli ei siis sinänsä tee autuaaksi, vaan tärkeintä on se, että mallin käyttö nousee aidoista, ruohonjuuritason tarpeista, jotka aidosti otetaan huomioon suunnittelussa. Aito mahdollisuus vaikuttaa, oli tämä sitten omaan elinympäristöönsä tai omaan työhönsä, sitouttaa toimintaan niin että sitouttamisesta ei tarvitse erikseen huolehtia.

Ylläoleva on tenttivastaukseni opintojaksoon Oppiminen työssä, organisaatioissa ja verkostoissa.